スプレッドシートではチェックボックスを簡単に作成できます。チェックボックスの作成方法と、選択時に色を変えたり、チェック済みの数をカウントする方法についても詳しく解説していきます。
まずはチェックボックスを追加したいセルを選択状態にします。
セルが選択された状態のままメニュー項目の「挿入」→「チェックボックス」を選択してください。
するとセルに空の状態のチェックボックスが作成されます。
チェックの入ったチェックボックスはステータスが”TRUE”、チェックの入っていないチェックボックスのステータスが”FALSE”になるのが確認できます。
デフォルトのチェックボックスではステータスの値がTRUEかFALSEでしたがこちらの値を変更することも可能です。変更したいチェックボックスを選択した状態で「データ」→データの入力規則を選択
すると「データの入力規則画面」が出てきます。
カスタムのセル値を使用するにチェックを入れると「チェックマーク付き」と「チェックマークなし」という２つの入力欄が出てきます。
ここでは「チェックマーク付き」のほうに「はい」を、「チェックマークなし」のほうに「いいえ」を入れてみました。
チェックボックスを選択してみるとステータスの内容が変わっていることが確認できます。
チェックボックスを用いた応用例をいくつか紹介していきましょう
チェックボックスにチェックが入っている状態のステータスをカウントします。
チェックボックスに入っているものを条件に沿ってカウントするにはcountif関数を利用します。例文はB5からB30のセルにtrue(チェックが入った状態)があった場合、その数をカウントして表示するものです。
=countif(B5:B30,true)
逆に未チェックのみカウントしたい場合はfalseを使います。
=countif(B5:B30,false)
チェックボックスにチェックが入った時にセルの背景色を変更する方法について説明します。チェックが入っているセルに対して色を変更するには条件付き書式を組み合わせることで可能となります。条件付き書式についてのこちらの記事内で詳しく解説していますのでよければあわせてお読みください。
まずは該当のチェックボックスがあるセルを選択した状態でメニューの『表示形式』→『条件付き書式』を選択します。書式ルールのところにあるセルの書式設定の条件の上段のプルダウンを『次と等しい』に変更し、下段に『true』と打ち込みます。このtrueは前述したとおり、チェックが入ったステータスのことです。つまり、チェックが入り、ステータスがtrueと等しい場合に書式設定のスタイルを適用させる設定になります。あとは好みの色を選ぶだけです。
同様のチェックボックスが連続する場合はオートフィルを使ってコピーするのが楽です。
チェックボックスにチェックが入った行に色をつける方法についてはスプレッドシートの条件付き書式についての記事内で解説しています。
いかがだったでしょうか。意外と簡単にチェックボックスは作成の仕方やチェック済みのチェックボックすをカウントする方法について解説しました。
チェックボックスやプルダウンリストは操作性を向上させたり、関数と組み合わせると応用できる幅が広がるので積極的に活用したいですね。
スプレッドシートの使い方については下記の記事でまとめていますので併せてお読みください。