Googleカレンダーを共有する方法と手順

Googleカレンダーを共有することで家族の予定を共有したり、従業員に会社のイベントなどを共有することが可能です。今回はgoogleカレンダーの共有方法と手順について解説します。

Googleカレンダーの基本

Googleカレンダーはgoogleアカウントを持っていれば利用できるクラウド上のカレンダーです。スケジュールや予定を一元管理することで、異なる端末から同じカレンダーを確認することができ、共有相手や範囲を指定することで柔軟に予定やスケジュールをチームや家族と共有することができます。

Googleカレンダーの基本と使い方

Googleカレンダーの基本的な使い方について解説します。

Googleカレンダー共有のメリット

Googleカレンダーは共有することで個人用アカウントで仕事用のスケジュールを確認したり、チーム全体での大事なスケジュールを個々の従業員のアカウントで表示させたり、家族で予定を共有したりすることが可能になります。共有元が変更されれば共有先に表示される内容もリアルタイムで更新されるため、変更内容を周知して各自が更新するよりもミスや混乱が起きにくいのも魅力です。

Googleカレンダーの共有方法と手順の詳細解説

マイカレンダーの中の共有したいカレンダーの上にカーソルを乗せて右側の3点リーダーをクリックすると表示される「設定と共有」を開く。

「特定のユーザーまたはグループと共有する」というセクションの中にある「ユーザーやグループを追加する」をクリックするとメールアドレスやグループを追加できる。

ユーザーを追加すると最後に権限を選択できるので選択すれば共有は完了。

Googleカレンダーの共有における役割と権限の設定方法

Googleカレンダーを共有する際の権限には「表示のみ」、「イベントの追加」、「編集者」、「所有者」と四つの権限があります。共有元となっているGoogleカレンダーの編集をされてしまうと全員に影響が出てしまう為、あまり操作に慣れていない人には「表示のみ」、一緒に管理するような責任者のような立場の人は「編集者」にするなど、利用方法や能力に応じて適切な権限を設定したいところです。

• 「表示のみ」: カレンダーのイベントを閲覧できますが、変更や編集はできません。
• 「イベントの追加」: カレンダーに新しいイベントを追加できますが、既存のイベントの編集はできません。
• 「編集者」: カレンダーのイベントを追加・編集できます。
• 「所有者」: 全ての権限を持ち、共有カレンダーの設定や共有設定の変更が可能です。

Googleカレンダー共有のセキュリティとプライバシーに関する考慮事項

Googleカレンダーを共有する時にはセキュリティとプライバシーにも気をつける必要があります。前述した権限を正しく設定しないと、第三者によって予期しない変更を行われたり、のっとられてしまうリスクがあります。

また共有するカレンダーを間違ってしまい、プライベートな予定を共有してしまったりする可能性がある点にも注意したいところです。

Googleカレンダー共有のベストプラクティスと効果的な活用方法

ここまでGoogleカレンダーの機能や権限について解説してきましたが、具体的な活用方法について紹介していきます。

チームで共通のイベントを共有する

チームで共通のミーティングや会社のイベント、大事な締め切りなどの期限をチームメンバーの個別のGoogleカレンダーに共有することはもっともよくあるのではないでしょうか。

仕事の重要なスケジュールのみ個人アカウントに表示させる

仕事用のアカウントとプライベートアカウントの2つを利用していた場合、日頃の業務予定などとは別に、大事な締め切り日や自分の人生を左右するような仕事のイベントだけは個人用のカレンダーにも表示させたいということがあると思います。どちらも自分のアカウントですが、使いわけている場合も共有機能を使えばカレンダーに表示させる内容をカスタマイズできますね。

家族でカレンダーを共有する

お父さんの出張や、子供の習い事や合宿、学校行事、誕生日や記念日などは家族で共有しておくといいかもしれませんね。

まとめ

Googleカレンダーを共有する方法と手順、そして活用方法などについて解説してきました。