スプレッドシートを共有し、複数人で共同編集する

スプレッドシートを共有し、複数人で共同編集する

エクセルと同等の機能がオンラインで編集したり共有できるとても便利なgoogleのスプレッドシート。今回はそんなスプレッドシートの共有の仕方を詳しく解説したいと思います。

スプレッドシートを共有する範囲を決める

スプレッドシートは公開する範囲に応じて2種類の共有方法があります。

1つ目はユーザーやグループなどGoogleアカウントを指定して共有するという方法で、アカウントやグループごとに権限を設定して共有することが可能となります。

2つ目はファイルのURLを知らせることでスプレッドシートを共有する方法です。大勢の人にスプレッドシートの共有が手軽にできる一方で、URLを知っていれば誰でも閲覧できてしまうため、ひろく拡まって欲しい、または拡まって構わない公開データの共有に適しています。LINEのグループやSlack、チャットワークなど特定のコミュニティ内で機密性の高くないデータを手っ取り早く共有する場合などでは特に便利です。

共有範囲に応じた共有の仕方
  • 共有先のユーザーまたはグループを指定して共有する
  • URLで共有する

共有先の3つの権限

共有したシートには権限を設定することができます。シートを自由に編集できる編集者、閲覧してコメントを閲覧者とコメントもできない閲覧者の3つです。

ユーザーやグループに対してスプレッドシートを共有した場合は、それぞれのアカウント毎に権限が適用され、URLで共有した場合は全体に権限が適用されます。

3つの権限
  • 編集者(編集可)
  • 閲覧者(編集不可、コメント可)
  • 閲覧者(編集不可、コメント不可、閲覧のみ可)

スプレッドシートの共有と解除の手順

『共有先の範囲』と『権限』を理解したところで共有の手順を見ていきましょう。

ユーザーやグループへの共有設定方法

共有したいシートを開いた状態で、右上にある緑の『共有』ボタンをクリックします。

スプレッドシートの共有ボタン

共有設定画面が表示されます。

スプレッドシートをユーサーかグループに共有する

ユーザーやグループを指定して共有したい場合は人に+のついたアイコンをクリックするとgoogleアカウントでユーザーを追加できる画面となります。すでに共有しているユーザーやグループがいる場合、この画面で確認できます。

共有するユーザーやグループの追加画面

『ユーザーやグループを追加』から共有先アドレスを入力すると、共有先ユーザーの権限を設定し、メッセージを通知することもできます。

共有ユーザーの追加画面

共有したスプレッドシートは共有相手のGoogleドライブアカウント内の共有ファイルとして確認できますが、適時、共有時に通知(メールが送られる)を行うか、『リンクをコピー』してメッセンジャーやLINEなどで送ってあげるとよいでしょう。なお、このURLは共有されたアカウント以外の人がアクセスしても閲覧することはできません。

共有時に『通知』を行った場合は、共有先のメールアドレスにグーグルからスプレッドシート共有の通知メールが送られます。

共有の通知メッセージ

リンクURLで共有する

ユーザーやグループ単位ではなく、広くリンクURLで共有したい場合は、『リンクを取得』の枠を開き、『制限付き』となっている部分を『リンクを知っている人全員』に変更します。

スプレッドシートをURLで共有する

この際、ファイルにアクセスした人がどこまで行えるようにするのかの権限の設定を必ず行いましょう。

スプレッドシートの権限の設定

これでURLを知っている人が全員アクセスできるようになり、設定した権限に応じた操作が行えるようになります。必ず注意してほしい点として、信用できる人だけにURLを教えたとしても、流出した時点で誰でもアクセス可能となってしまいますので、個人情報や機密情報の共有には絶対に利用しないことです。

共有の解除方法

共有設定を解除するのはとても簡単です。ユーザーやグループの場合は、権限のところから『削除』を選択するだけです。

スプレッドシートのユーザーやグループへのシェアを取り消す

URLで共有している場合は、『リンクを取得』の部分を『制限付き』に変更するだけです。

スプレッドシートでURLの共有を停止する

スプレッドシートの共有に関するその他のTIPS

ここまでは共有に関する基礎知識と手順について解説してきましたが、ここからはそれ以外の共有にまつわるTIPSを紹介します。

共有したシートに制限をかける

編集権限を付与して共有したスプレッドシートの一部のみ編集されたくないといった場合は、セルやシートを保護することでデータなどを編集されないようにすることができます。

セルやシートを保護する
スプレッドシートで特定のセルやシートを保護、解除する方法
スプレッドシートを共有する時に、変更を加えてほしくない内容がある時は保護機能を使いましょう。範囲を指定して保護する方法と、保護を解除する手順についてわかりやすく説明します。

共有してもらったシートが見れない場合

共有してもらったシートが見れない場合は、ブラウザがシークレットモードになっている、またはグーグルアカウントにログインしていないことが考えられます。

閲覧はできるが編集ができないといった時は、編集権限を与えられていないのでシートのオーナーに編集権限をリクエストしましょう。

まとめ

スプレッドシートの共有はかなり便利なのですが、エクセルなどの表計算ソフトになれた人は同じシートを共有するという部分が少しわかりにくいかもしれません。スプレッドシートを活用するうえでの強みの一つなので、共有範囲や権限をきちんと理解したうえで必ず使いこなしたいですね。