スプレッドシートの基本的な使い方マニュアル(作成と共有)

スプレッドシート

googleが無料で公開しているオンライン表計算アプリ、スプレッドシートは利用していますか? もしまだ、利用されていないのであれば、これをきっかけに使用してみることをお勧めします。この記事ではスプレッドシートの基本的な使い方と共有にしかたについて詳しく説明していきます。

スプレッドシートとは?

スプレッドシートはgoogleが公開しているオンライン表計算アプリケーションです。MicrosoftのExcel(エクセル)と同等の機能が無料で利用できます。 使い方の説明の前に、その特性を理解してもらうため、メリットとデメリットについて触れていきたいと思います。

スプレッドシートを利用する上でのメリット

googleのスプレッドシートはオンラインでファイルを管理するため、WindowsやMacなどのOSの違いや、PCやスマホ、タブレットなどのデバイスの違いによって編集や閲覧が制限されることがありません。共有する場合も、メールなどでファイルを直接送るのではなく、オンライン上のファイルを直接共有することで複数人による同時編集が可能です。 オンライン上にあるということはPC本体などが壊れてもデータを紛失するようなことがありません。この便利なアプリケーションを無料で使えるのがスプレッドシートを使うメリットです。

スプレッドシートの強みとメリット
  • あらゆるデバイスからアクセス編集が可能
  • ファイルの共有が簡単
  • 複数人で同時に共同編集することが可能
  • ファイルがネット上にあるため、マシントラブル等によるデータ損失リスクがない
  • 高機能な表計算を無料で利用できる

スプレッドシートを利用する上でのデメリット

良い点ばかりのように見えますが、オンラインで管理するということはインターネット接続がない環境で使用することはできません。(※一時的に閲覧できるオフラインモードはあります)また、共有が簡単である反面、誤って情報漏えいしやすいというリスクもあります。

スプレッドシートの弱みとデメリット
  • インターネット接続環境がないとフルに利用できない
  • 共有範囲設定による漏洩リスク

チームで使用するためにセキュリティ機能と管理機能を高めたGoogle Workspace(有料)というものもありますので、会社で使う場合はそちらも検討されるといいでしょう。

Google Workspace

スプレッドシートの使い方

それでは実際にスプレッドシートを使ってみましょう。

スプレッドシートを使うにはGoogleのアカウントが必要となります。すでにGmailなどを利用していアカウントをお持ちの方はそちらのアカウントでそのまま利用することができます。

Google スプレッドシート スプレッドシート

スプレッドシートにアクセスするとファイルの一覧が見えます。 僕の場合はすでに利用しているので結構な数のファイルが表示されますが、全て自分で作ったものというわけではなく、他の人が作ったファイルで共有されているものも含まれています。共有されているファイルには人のアイコンが表示されています。

新規ファイルの作成

右下の「+」ボタンを押すと新規ファイルの作成が可能です。

新規スプレッドシート

新規でスプレッドシートを作成したところです。 ドキュメント名が無題のドキュメントになっています。 右上の共有ボタンからドキュメントの共有が可能です。

スプレッドシートファイルの保管場所

スプレッドシートに限ったことではなく、ドキュメントやスライド、フォームなどクラウドサービスで作成したファイルはすべてGoogle Drive内に作成されます。

スプレッドシートの共有の仕方

スプレッドシートを共有するには2通りの共有方法があります。

スプレッドシートの共有設定

一つ目は共有する相手のメールアドレスを入力した上で権限を割り当てる方法です。

ファイルの権限

権限には「編集者」、「コメント可」、「閲覧者」の三種類があります。

  • 編集者:ファイルの編集が可能
  • コメント可:ファイルの編集はできませんがコメントを残せます。
  • 閲覧者:いかなる変更もできず閲覧するだけの権限です。
スプレッドシートの共有リンク取得

二つ目の方法がファイルのURLを取得し、そのURLを共有する対象者に知らせる方法です。 ①の「共有可能なリンクを取得」をクリックすると、リンクの共有がオンになるので②で共有権限を選択し、③で共有リンクをコピー。 あとはそのリンクを共有したい相手に伝えるだけです。

この方法の場合、メールアドレスを知らない不特定多数の人に共有できますが、URLを知っていれば誰でも閲覧できてしまうため、機密性の高いファイルなどの共有には向きません。

機密性は高くないものの、編集権限を持った人は制限したいという場合は、共有リンクをオンにして閲覧のみ可にした上で、編集者として信頼できる人を招待するのが良いでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。 メリットとデメリットをきちんと理解した上で使いこなせばgoogleのスプレッドシートほど便利なものはありません。 人によってはエクセルが必要なくなってしまいます。 ぜひ、この機会に使用してみてください。

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