Gmailにアカウントを追加し、外部のメールアドレスで送受信する

Gmailに外部メールアカウントを追加し送受信する

会社で提供されているメールアドレスをGmailから送受信したいと思ったことはありませんか?実はGMailはメーラーとして他のアカウントを追加登録し、メールの送受信を行うことが可能です。今回はその設定方法について解説していきます。

Gmailは他のメールアドレスを送受信できる

Gmailではhogehoge@gmail.comというのが通常のメールアドレスですが、会社で提供されているメールアドレスや、自分の運営しているウェブサイトのメールアドレスなど外部メールを送受信することも可能です。

例えば本サイトではhogehoge@trunote.jpといったメールアドレスを使用していますが、このメールアドレスの送受信をGmailから行うことも可能だということです。

アカウント追加に必要な情報を揃える

Gメールにアカウントを追加し、別ドメインのメールを送受信するためには、まず下記の情報を揃えておく必要があります。

必要な情報
  • ユーザー名
  • パスワード
  • POPサーバー情報
  • SMTPサーバー情報

ユーザー名とパスワード

メールを受信する際のユーザー名とパスワードです。

pop (受信)

POPとは、Post Office Protocolの略で、メールを受信するための通信の規格です。このpopサーバーを設定することで、サーバーに届いたメールを受信することが可能になります。

smtp(送信)

smtpとは、Simple Mail Transfer Protocolの略で、メールを送信するための通信の規格です。smtpサーバーを設定することでサーバーを経由してメールを送信することが可能となります。

Gmailにアカウントを追加する手順

Gmailからメールを送信できるようにする

まずはGメールにログインし、歯車アイコンをクリックして、『すべての設定を表示』をクリックし設定に入ります。

Gmailの設定

設定内のタブから『アカウントとインポート』をクリックし、下へスクロールし『名前:』の項目内にある『他のメールアドレスを追加』をクリックします。

Gmailアカウントとインポートの設定

ポップアップウィンドウが表示されますので、メール送信時の名前と追加したいメールアドレスを入力し、次へ進みます。

Gmailにメールアドレスを追加する

次にsmtpサーバーの設定に移ります。予め容易していたsmtpサーバー、ユーザー名、パスワードを入力し、『アカウントを追加』をクリックします。

gmailにsmtpサーバーを設定

確認画面が表示されます。設定したアドレスに届いたリンクをクリックするか、確認コードを入力して『確認』をクリックして完了します。

smtpサーバーの追加確認

これでGmailの画面から別アカウントのメールの送信ができるようになりました。

Gmailからメールを受信できるようにする

smtpサーバーを設定した時と同様、設定内の『アカウントとインポート』画面をスクロールし、『他のアカウントのメールを確認』という項目のところにある『メールアカウントを追加する』をクリックします。

Gmailアカウントとインポートの設定(POP)

ポップアップウィンドウがあらわれるので追加したいメールアドレスを入力し、『次へ』をクリックします。

メールアドレスを追加する

『他のアカウントからメールを読み込む(POP3)』のまま『次へ』をクリックします。

他のアカウントからメールを読み込む

ユーザー名、パスワード、POPサーバー情報を入力し、好みの設定にして『アカウントを追加』をクリックします。

メールアカウントの追加(POPサーバーの設定)

『取得したメッセージのコピーをサーバーに残す』にチェックを入れると、Gmailにメールが読み込まれてもサーバーにはメールが残ります。うっかりGmail側で大事なメールを消してしまってもサーバーにはメールが残っているので安心ですが、その分、無駄なメールも残ってしまうため、個人的には残さないことをオススメします。なお、複数の環境でメールを読み込んでいる場合は、チェックをはずしてしまうと、環境毎に読み込んだメールだけが残ってしまうため、混乱の元となるため注意が必要です。

『メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する』にチェックを入れた場合、通信が暗号化されます。この場合はポートが110から995に変わりますので合わせて変更するようにしましょう。

『受信したメッセージにラベルをつける』にチェックを入れるとメールのフォルダ分けが可能となります。フォルダを分けることで管理がしやすくなるのでチェックを入れることをオススメします。ラベルとフォルダ分けについては下記の記事で詳しく説明していますので合わせてお読みください。

メールを自動で振り分け
Gmailのフィルタを活用して受信メールフォルダを自動で振り分ける方法
gmailを使いこなすうえでフォルダ分けは必須です。フィルタをうまく活用してメールを自動で振り分けることでフォルダを整理する方法を写真付きで解説しています。

『メッセージを受信トレイに保存せずにアーカイブする』にチェックを入れるかどうかは運用次第ですが、Gmailのアーカイブの理解が曖昧な人はチェックしないほうがいいでしょう。

Gmailのアーカイブ
Gmailのアーカイブとは?メールの保管場所と削除との違いを解説
慣れていないと戸惑ってしまうのがGmailの『アーカイブ機能』。この記事ではアーカイブされたメールの場所や、削除との違い、使い方について詳しく解説します。

まとめ

様々な外部メールをGmailで一元化して管理することで、仕事の効率も上がり、大事なメールを見落とすなんてことも減るのではないでしょうか。