Gmailのアーカイブとは?メールの保管場所と削除との違いを解説

Gmailのアーカイブ

Gmailには普通のメーラーでは見かけない『アーカイブ』という機能があり戸惑ったことはありませんか? 今回はこのアーカイブ機能の特徴について詳しく解説していきます。

Gmailのアーカイブとは

アーカイブとは『保管』の意味で、受信したメールを文字通り保管することです。

アーカイブの使い所と削除との違い

メールを管理する時、既読済みのメールからいらないものだけを削除して、後はそのままという人も多いのではないでしょうか。アーカイブ機能は、受信トレイ内を未読メールと、返信予定のメールなど必要なもののみにして、それ以外の削除はしたくないメールを保管するために使います。

ポスト(受信トレイ)に来た郵便物(メール)を開き、不要な書類は捨て(削除)、必要な書類だけ棚に保管(アーカイブ)するようなイメージを持ってもらえればいいでしょう。

アーカイブを行うと「メールをアーカイブしました」とメッセージが表示され、受信トレイからなくなってしまうため、慣れていないと削除してしまったかと焦るかもしれませんが、アーカイブされたメールは削除されずにきちんと残っていますので安心してください。

アーカイブの仕方

メールをアーカイブするのはとても簡単です。 デスクトップとスマホで少し手順が違うのでそれぞれ説明します。

MacやPCなどのブラウザからアーカイブする

アーカイブの仕方は簡単でデスクトップのブラウザからgmailを利用している場合は受信トレイ内のメールの上にマウスオンすると右側に「アーカイブ」、「削除」、「既読にする(未読にする)」、「スヌーズ」という4つのアイコンリストが表示されますので、一番左側のアーカイブアイコンをクリックすれば、『スレッドをアーカイブしました』というメッセージとともにアーカイブ化されます。

メールをアーカイブする

アーカイブするとポップアップでメッセージが表示されますので、間違えてしまった場合はすぐに『取消』を押せば元に戻ります。

メールのアーカイブ化を取り消す

iPhone、Androidなどアプリからアーカイブする

メールをそのまま左右にスワイプすれば簡単にアーカイブすることができます。誤操作の場合は、すぐに『元に戻す』をクリックすればアーカイブが取り消されます。

アーカイブ済みメールは返信があると受信トレイに戻る

メールのやりとりが一旦落ち着き、アーカイブ済みだったメールに新たに返信が来た場合、そのメールは受信トレイに表示されます。 つまり進捗が止まってしまったものをアーカイブしてあったとしても、新たな動きがあった時には受信トレイに表示されるので見落とす心配がないということです。受信トレイには未読や見直したいメール、要返信の大事なものだけを残すよう徹底するのが良さそうですね。

メールの整理に関しては以前紹介したGmailのフォルダ分けを解説した記事も役に立つと思いますので、あわせてご活用ください。

ここで疑問となるのが、アーカイブ済みのメールはどこにあるのかということだと思います。重要なメールがすぐに見つけられないのでは困ってしまいます。

アーカイブされたメールの場所と表示方法

サイドメニューから「受信トレイ」ではなく「すべてのメール」というフォルダを開くことでアーカイブ済みのメールを含む全てのメールを確認できます。

アーカイブされたメールの検索

随分前にアーカイブ済みのものなどは検索してしまったほうが早いでしょう。Gmailの検索ではアーカイブ済みのメールも検索範囲となるため、キーワードを入れて検索したり、日付や、添付ファイル付きのものだけを絞って検索するなどしてアーカイブ済みのメールを探すことが可能です。

アーカイブされたメールを受信トレイに戻す方法

アーカイブ済みのメールを受信トレイに戻す方法について説明します。

アーカイブ済みのメールを戻す

アーカイブ化したメールをふたたび受信トレイに表示させたい場合は『すべてのメール』の中から元に戻したいメールを右クリックして『移動』→『受信トレイ』とすれば、アーカイブしたメールが受信トレイに移動されます。

アーカイブされたメールを一括で戻す

複数のアーカイブ済みメールを受信トレイに戻したい場合は、メールの横にあるチェックボックスにチェックを入れたうえで、上部にある受信トレイに戻すアイコンをクリックすることで、複数のアーカイブ済みメールを受信トレイに一括して移すことができます。

アーカイブ済みのメールを受信トレイに一括して戻す

まとめ

いかがだったでしょうか。 最初はアーカイブという聞き慣れない言葉に戸惑ってしまうかもしれませんが、アーカイブの意図さえわかってしまえばメールボックスの整理整頓が捗りそうですね。 メールは毎日使うものだと思いますので、使いこなして仕事の効率を高めたいところです。