Gmailの基本知識
Gmailにはアーカイブという概念があり、アーカイブについてきちん理解していないと、メールを処理する際に混乱していまいがちです。
Gmailでメールを整理、管理する時にはラベルを活用すると良いです。
Gmailにはアドレス帳がない代わりにグーグルの『連絡先』を利用します。
Gmailにはエイリアスという概念があります。一つのメールアドレスで擬似的なメールアドレスを無制限に作成できるので、使い方を知っておくと便利です。
Gmailの設定
Gmailではデフォルトで、やりとりしたメールが一括りにまとめられるスレッド表示が採用されています。スレッド表示の特徴を知ったうえで使うか、スレッド表示を辞める方法について解説します。
ビジネスメールなどでは署名は必須となります。毎回署名を打ち込むのは面倒なので、自動的に署名が挿入されるように設定しましょう。
GmailのTips
未読メールが溜まると大事なメールを見落としやすくなってしまいます。未読メールを一括で既読にしてしまいましょう。
Gmailにはフィルタという機能があり、設定することでフォルダを自動で振り分けられるようにすることが可能です。ECサイトの購入完了メールやメルマガ、セール情報なんかのメールは予めフォルダを振り分けておくことで他の大事なメールを見落としにくくすることができます。フィルタは必ず理解しておき、随時見直すようにしたいところです。
フィルタを活用して通知設定を行うことでメールの見落としを防ぐことができます。
不要なメールを一括削除することで受信フォルダを整理することがGmailをストレスなく使いこなすコツです。
Gmailを既読にしたり、削除したり、受信トレイからアーカイブ済みにしたりといった作業を行う際、検索をマスターしていれば対象メールを効率的探しだすことができるため、作業効率が大幅にあがります。使っているうちに少しずつ覚えていきますので、なるべく検索をつかって絞り込むクセをつけておくと良いでしょう。
Gmailは旧来のメーラーのようにアカウントを追加してPOP、SMTPサーバーを設定することで他のメールアドレスで送受信することが可能です。ログイン・ログアウトを繰り返したり、複数のメーラーを確認する必要がなくなるため、メールのチェックにかかる時間や手間を大幅に減らすことができます。
